Har dere et prosjekt
som trenger støtte?

Når du starter søknaden, registrerer du deg som personlig bruker og blir automatisk kontaktperson for prosjektet. Du fyller inn e-postadresse og alle nødvendige felter i skjemaet, og underveis registrerer du også organisasjonen du representerer.

For å kunne søke må organisasjonen ha et organisasjonsnummer og være registrert i Enhetsregisteret. Du kan ikke søke som privatperson — kun lag, foreninger og organisasjoner kan motta støtte.

Den e-postadressen du oppgir blir hovedkanal for all kommunikasjon — fra bekreftelse på mottatt søknad til endelig vedtak. Dobbeltsjekk at den er riktig før du sender.

Prosjektet må i utgangspunktet finne sted i Grenlandsregionen. Det vil si Skien, Porsgrunn, Bamble, Siljan, Drangedal og omkringliggende områder.

Vi vurderer også gode prosjekter utenfor regionen, dersom de er i tråd med stiftelsens formål — f.eks. idrettslag som reiser til cuper. Et unntak: vi gir ikke støtte til prosjekter i utlandet, med unntak for idrettslag på cuper.

Det er viktig at du begrunner godt hvorfor prosjektet fortjener støtte. All relevant informasjon skal legges inn i selve skjemaet — ikke kun som vedlegg. Du er selv ansvarlig for at alle felter er korrekt utfylt.

Skriv heller for mye enn for lite. Viktig informasjon skal ligge i søknaden og ikke i vedleggene. Men det er heller ikke nødvendig å skrive for mye — vi tar kontakt om vi trenger mer informasjon.

Tenk gjennom: Hvem er målgruppen? Hvor mange drar nytte? Hva er det konkrete tiltaket? Hvorfor trengs støtte nå? Konkrete tall og eksempler styrker søknaden.

Når du har trykket på Send-knappen, vil du motta en bekreftelsesmail om at vi har mottatt søknaden. Mottar du ikke denne, kontakt oss på post@fjellvaakenstiftelsen.no. Husk å sjekke søppelpost — mailen havner ofte der. Du vil uansett få et svar fra stiftelsen om søknaden er innvilget eller ei.

Du kan søke om støtte i to kategorier:

• Beløp under kr 100 000 — for mindre prosjekter
• Beløp fra kr 100 000 — for større tiltak, krever detaljert budsjett

Alle beløp skal inkludere merverdiavgift (mva). Dersom du søker om kr 50 000 eller mer, må du legge ved et detaljert budsjett som vedlegg. Beløpsgrensene er veiledende — styret vurderer hver søknad individuelt.

Støtte kan også ytes til erverv eller oppføring av fast eiendom som brukes til allmennyttige formål. For slike søknader gjelder egne krav (se "Krav for anlegg" nedenfor).

↓ Inntil 100 000 · ↓ Over 100 000 · ↓ Anlegg

For at vi skal kunne behandle søknaden må følgende være oppfylt:

• Organisasjonen har organisasjonsnummer og er registrert i Enhetsregisteret
• Prosjektet er ikke igangsatt før søknaden er sendt inn
• Tiltaket er innenfor stiftelsens formål (folkehelse, friluftsliv, idrett, utenforskap, livsmestring, rusbehandling, barnefattigdom — eller andre allmennyttige formål)
• Søknad og eventuelle vedlegg sendes via skjemaet på denne siden — ikke på e-post
• Budsjettet viser både inntekter og kostnader, inkludert egne midler og andre inntektskilder
• Søknaden er sendt innen kl. 23:59 på fristdagen (30. april eller 31. oktober)

Støtte kan også ytes til erverv eller oppføring av fast eiendom til bruk i allmennyttige formål.

Prosjektet må ha en tydelig start- og sluttdato oppgitt i søknaden. Innen to måneder etter sluttdato må du dokumentere at midlene er brukt i henhold til formålet — gjennom sluttrapport, økonomisk oversikt eller revidert regnskap (avhengig av beløpets størrelse), og gjerne bilder fra prosjektet.

Etter prosjektets slutt skal søker uoppfordret sende inn sluttrapport, økonomisk oversikt og eventuelt revidert regnskap, samt bilder, til post@fjellvaakenstiftelsen.no. Det er søkers ansvar å sende status- eller sluttrapport inn til stiftelsen.

Dersom prosjektet har resultert i materiell, må det fremgå at dere har mottatt støtte fra Fjellvåkenstiftelsen. Materiellet kan legges ved rapporten.

Du skal legge ved finansieringsplan / budsjett for prosjektet/tiltaket som oppsummerer hvor mye prosjektet vil koste, samt hvordan dere har tenkt å dekke kostnadene.

Budsjettet skal inneholde alle inntekter og kostnader knyttet til prosjektet — også de som ikke skal dekkes av stiftelsen. Ved søknader over kr 100 000 må du også legge ved et detaljert kostnads- og finansieringsbudsjett.

Husk at alle tall skal inkludere mva. Frivillig arbeid kan ikke omregnes til kroner, og dersom dere har flere inntektskilder, må det fremgå hva de dekker.

Du kan laste opp flere filer hvis nødvendig (PDF, JPG, PNG, WEBP — maks 10 MB per fil, opptil 5 filer).

Alle søknader behandles etter at søknadsfristen er utløpt, og styret fatter vedtak basert på innkomne søknader. Det betyr at det ikke har noen betydning om du sender søknad tidlig eller sent i søkeperioden — alle vurderes likt etter fristen.

Vi har som mål å gi svar innen fire uker etter at søknadsfristen er utløpt. Du får svaret på den e-postadressen som er oppgitt i søknaden.

Styret består av Andreas Finsrud (styreleder), Marianne Lunde (daglig leder), Knut Håvard Pavelsen og Jeanne Finsrud — som alle vurderer søknadene før vedtak fattes.

Når du har fylt ut skjemaet og lagt ved eventuelle vedlegg, trykker du "Send søknad". Du vil da motta en bekreftelse på e-post.

Hvis du ikke mottar bekreftelsen — sjekk søppelpost. Mailen havner ofte der. Dersom du fortsatt er usikker, ta kontakt med oss på post@fjellvaakenstiftelsen.no.

Du vil uansett få et svar fra stiftelsen om søknaden er innvilget eller avslått — selv om du ikke skulle få bekreftelsen umiddelbart.

Etter at styret har vurdert alle søknadene, vil du få en e-post med beskjed om søknaden er innvilget eller avslått. Denne sendes til den e-postadressen du har registrert i søknaden — lurt å dobbeltsjekke at den er riktig.

Når du mottar svarmailen, ber vi deg bekrefte at kontonummer og prosjektopplysninger stemmer. Samtidig om vi kan lagre alle opplysningene i søknaden. (Disse opplysningene vil ikke bli delt med noen, men lagres på server under søknadsperioden.)

Du gjør dette enkelt ved å svare på e-posten. Dersom du ønsker at vi ikke skal lagre opplysningene, kan du gi beskjed om det samtidig.

Etter at du har bekreftet kontonummer og opplysninger, kan det ta opptil tre til fire uker før pengene utbetales.

Støtten utbetales til organisasjonens bankkonto — det er viktig at organisasjonen har egen konto. Vi utbetaler ikke til privatpersoner.

Ved tildeling på kr 200 000 eller mer utbetales først 50 % av beløpet. Resten utbetales når vi har mottatt et revidert og godkjent prosjektregnskap. Dette sikrer at midlene brukes som forutsatt.

Skulle det oppstå behov for å endre eller avlyse prosjektet, ber vi deg ta kontakt med oss så snart som mulig. Vi vurderer endringer individuelt — det er bedre å informere oss tidlig enn å vente.

Du kan omdisponere inntil 20 % av tilskuddet, så lenge det fortsatt er i tråd med prosjektets formål og retningslinjer. Det vil si at hvis dere fikk støtte til ett tiltak, kan inntil 20 % brukes til et beslektet tiltak innenfor samme prosjekt.

Ved større endringer må du sende en forespørsel til post@fjellvaakenstiftelsen.no før noe gjøres videre. Dette gjelder også hvis prosjektet må utsettes eller avbrytes.

Vi ønsker å følge opp prosjektene vi støtter, og kan derfor avtale besøk til enkelte tiltak. Dette kan være en mulighet for dere til å vise frem hva støtten har bidratt til, og for oss til å lære mer om feltet vi støtter.

Vi har også rett til innsyn i regnskapsbilag, og ved mistanke om feilbruk kan vi be om ekstra dokumentasjon. Dette er en naturlig del av forvaltningen av allmennyttige midler.

I noen tilfeller gjennomfører vi stikkprøvekontroller, og da må organisasjonen kunne fremlegge bilag som er brukt i regnskapet. Husk å oppbevare originalbilag i minst to år etter rapportering.

Når prosjektet er avsluttet, skal søker uoppfordret sende inn en sluttrapport, økonomisk oversikt eller revidert regnskap (avhengig av beløpet) innen to måneder etter prosjektets slutt. Dette bekrefter at midlene er brukt slik det ble beskrevet i søknaden.

Krav per beløpskategori:

• Inntil kr 49 999: sluttrapport, kvitteringer og gjerne bilder fra prosjektet.
• Kr 50 000 – 199 999: sluttrapport, økonomisk oversikt signert av 2 stk i foreningen, og gjerne bilder.
• Kr 200 000 og oppover: sluttrapport, revidert prosjektregnskap og gjerne bilder.

Regnskapet skal vise alle inntekter og utgifter, også de som ikke er dekket av stiftelsen. Eventuelle avvik fra budsjettet må forklares. Husk å oppbevare originalbilag i minst to år etter rapportering.

Dersom prosjektet har resultert i materiell, må det fremgå at dere har mottatt støtte fra Fjellvåkenstiftelsen. Materiellet kan legges ved rapporten eller sendes til post@fjellvaakenstiftelsen.no.

↓ Last ned sluttrapport-mal (PDF)

For prosjekter som går over flere år, skal det sendes inn en statusrapport hvert år frem til prosjektet er avsluttet. Dette gir oss innblikk i fremdrift og bruk av midler underveis.

Statusrapporten kan være kortere enn en endelig sluttrapport — formålet er å vise hvor langt dere har kommet, hva som er gjort, og hva som gjenstår. Send rapporten til post@fjellvaakenstiftelsen.no årlig.

Endelig sluttrapport sendes innen to måneder etter at hele prosjektet er avsluttet — på samme måte som for ettårige prosjekter.

Det gjøres oppmerksom på at der det er mennesker på bilder som sendes til stiftelsen, må disse godkjennes av de avbildede. Stiftelsen kan legge bildene ut på sosiale medier og sin nettside.

Hvis dere sender inn bilder med personer, må dere altså ha samtykke fra dem til at bildene kan brukes på våre nettsider og sosiale medier. Dette gjelder spesielt bilder av barn — der må samtykke innhentes fra foresatte.

Bilder fra prosjektet er ikke obligatorisk, men vi setter stor pris på det. Det hjelper oss å fortelle historien om hva støtten har skapt, og inspirerer andre til å søke.

Stiftelsen forvalter allmennyttige midler, og det er derfor viktig at midlene brukes som forutsatt. I noen tilfeller kan vi holde tilbake eller kreve tilbake midler.

Vi kan holde tilbake midler dersom:

• Dokumentasjon mangler
• Tidligere rapporter ikke er levert

Vi kan kreve tilbake midler dersom:

• Prosjektet har ubrukte midler ved avslutning
• Midlene er brukt feil — altså ikke i tråd med søknaden
• Midlene er gitt på feil grunnlag (f.eks. uriktige opplysninger i søknaden)

Nye midler kan utbetales når tidligere krav er oppfylt og rapporter er levert. Det er derfor viktig å holde alle rapporteringer oppdatert — også om dere planlegger å søke igjen senere.