Hvordan vi behandler personopplysninger

Hvilke opplysninger samler vi inn?

Når du sender inn en søknad om støtte, samler vi inn:

• Kontaktinformasjon: navn, e-post, telefonnummer
• Organisasjonsdata: organisasjonsnavn, organisasjonsnummer, adresse, bankkonto
• Søknadsinnhold: prosjekttittel, beskrivelse, beløp, datoer, målgruppe, kategori
• Vedlegg: budsjett og dokumentasjon du har lastet opp
• Teknisk metadata: IP-adresse og tidspunkt (lagres kortvarig for å hindre misbruk)

Hvorfor lagrer vi det?

• For å behandle søknaden din i samsvar med stiftelsens formål
• For å kommunisere med deg om søknadsstatus og utbetaling
• For å oppfylle lovpålagte krav (regnskap og dokumentasjon ved utdeling av midler)

Hvor lenge lagres opplysningene?

• Avslåtte og tilbaketrukne søknader: slettes etter søknadsperiodens slutt dersom du ikke samtykker til lengre lagring
• Innvilgede søknader: oppbevares så lenge prosjektet pågår, pluss inntil 5 år etter sluttrapport for regnskaps- og kontrollformål
• Aktivitetslogg (hvem har sett/endret hvilken søknad): oppbevares i inntil 2 år

Hvem har tilgang?

Kun stiftelsens styre og daglig leder har tilgang til søknadsdataene. Vi deler ikke opplysninger med tredjeparter, med unntak av databehandlere vi bruker for tjenestelevering:

• Cloudflare (USA / EU) — hosting, lagring av søknader og vedlegg, beskyttelse mot misbruk
• Resend (USA) — utsending av bekreftelses-e-post
• Microsoft 365 — e-post til post@fjellvaakenstiftelsen.no

Alle databehandlere har inngått databehandleravtale (DPA) med stiftelsen og lagrer data innenfor EU/EØS eller med tilsvarende beskyttelsesnivå.

Sikkerhet

• All trafikk er kryptert (HTTPS / TLS 1.3)
• Vedlegg lagres i Cloudflare R2 med tilgangskontroll
• Admin-pålogging beskyttes med passord-hash (PBKDF2) og sesjons-cookies
• Skjemaet er beskyttet mot bot-misbruk via Cloudflare Turnstile

Dine rettigheter

I henhold til personopplysningsloven og GDPR har du rett til å:

• Få innsyn i hvilke opplysninger vi har om deg
• Be om retting av feil informasjon
• Be om sletting av opplysninger som ikke lenger er nødvendige (rett til å bli glemt)
• Begrense eller protestere mot behandlingen
• Få utlevert dine opplysninger i et strukturert format (dataportabilitet)

For å utøve dine rettigheter, send en e-post til post@fjellvaakenstiftelsen.no med navn, e-post brukt ved søknad, og hva du ønsker. Vi svarer innen 30 dager.

Klage

Mener du at vi behandler personopplysninger i strid med regelverket, kan du klage til Datatilsynet: datatilsynet.no.

Endringer

Denne erklæringen kan oppdateres ved endringer i tjenester eller lovverk. Sist oppdatert står øverst på siden.

Behandlingsansvarlig

Fjellvåkenstiftelsen
Kjørbekkvegen 46, 3735 Skien
E-post: post@fjellvaakenstiftelsen.no